办公室
2015-3-9

 

钟蓓

办公室文秘

 

 

 

 

 

 

 

 

办公电话:84107585            办公地点:1号教学楼227

 

 

 

办公室职责范围及岗位职责

一、职责范围

1.根据学院(系)制定的工作计划,协助学院(系)领导具体做好计划的分解和落实工作。

2.协助制定和修改教学计划、教学大纲、科研计划等,负责教学计划中的调整及任课教师、

课程课表、教室调换、教师调课的呈报和日常管理工作。

3.协助学院(系)领导布置教学、科研方面的任务。做好教学、科研项目的管理、检查及评

估工作。随时掌握教师授课及学生学习等教学方面的情况,及时、准确地呈报有关教学科

研方面的报表,协助处理教学、科研方面执行工作中出现问题。为学院(系)领导提供教

学、科研方面的资料和信息。

4.协助学院(系)领导抓好教职工的考核工作。建立健全院(系)内规章制度和教职工自然

情况及业务档案,做好教师教学、科研工作量的统计和教学津贴、岗位津贴、业绩津贴及

劳务费等的填报和发放工作;负责工资调整的报表填报;负责组织教育教学改革、科研课

题的立项及其成果的申报工作。

5.负责做好新生入学接待、在校生注册、考勤、课程选修、统考报名、考试成绩登录、学籍

管理以及配合毕业生分配、离校等工作;负责建立学生个人档案,及时为学院(系)领导

提供学生自然状况和学习情况。

6.负责学院(系)务会议、学院(系)领导召开的全院(系)性会议的通知、组织和会议记

录工作,并协助督促会议所确定的事项的贯彻落实。及时、准确地向学院(系)有关人员

传达学校和院(系)内外其他单位的通知事项及本学院(系)的有关事宜。

7.负责做好各类行政文件、信函、电报、报纸、刊物的收发转送、保管、归档及文件打印等

工作,负责领用、保管、发放学院(系)内办公用品。

8.负责掌管并正确使用学院(系)公章,根据学院(系)领导的批示或签字,开介绍信及出

具证明、办理用车申请、做好学院(系)内外的接待工作。

9.负责组织校内的爱国卫生、计划生育、生活福利、对外扶贫等社会公益工作。

二、岗位职责

㈠、主任岗位职责

1.在院长(系)领导下工作,当好参谋和助手。

2.及时向院(系)领导传送学校和有关部门的各类公文、函件和通知。受领导委托起草有关

工作计划、工作总结、信函、规章制度及通知等文稿。列席院(系)务会,做好会议记录。

3.按照办公室的职责范围,主持办公室的日常工作,做好与学院(系)内外各单位的联系、

协调工作,注意调查、研究、主动了解学院(系)内各方面情况和问题,并能提出建议供

领导决策时参考。

4.协调本院(系)各单位的工作,督促、检查、落实学校及院(系)布置的有关工作决议和

决定,完成领导交办的各项工作。

5.负责本院(系)的防火、防盗、卫生、安全督检工作,负责协调、处理本单位的突发事件、

信访工作。

6.负责掌管并正确使用学院(系)公章,根据领导的批示或签字开具介绍信及出具证明、办

理用车、用会议室申请。做好学院(系)内外的接待工作,安排接待兄弟单位来院(系)

参观访问、合作交流的团组和个人。

7.协调本单位离退休人员的有关工作。

8.负责学院(系)教职工的考勤,建立健全规章制度和教职工自然情况及业务档案。

9.负责学院(系)务会议和院长(系主任)召开的会议的通知、组织和会议记录工作,并协

助督促会议所确定的事项的贯彻落实。及时、准确地向学院(系)有关人员传达学校的院

(系)内外其他单位的通知事项及本学院(系)的有关事宜。

10.负责领用、保管、发放学院(系)内办公用品。

11.定期核查学院(系)经费收支情况,协助院长(系主任)理财。

12.负责组织学院(系)内的爱国卫生、计划生育、生活福利、除雪等活动。

13.加强办公室业务建设,督促检查岗位责任制和考核标准、工作程序的执行情况,提高工

作质量和办事效率。

14.完成领导交办的工作。

㈡、教学秘书岗位职责

1.在办公室主任的直接领导下,协助学院(系)领导做好本学院(系)教学管理工作。

2.负责本院(系)学生的学籍管理工作,完成学籍管理系统的各类材料的输入、上报及系统

维护工作。

3.负责学生成绩的统计、上报、存档、查询工作。负责发放、保管课程考试的各类表格。

4.协助学院(系)领导制定和修改教学计划、教学大纲、实验大纲等,负责教学计划执行中

的调整及任课教师、课程课表、教室调换、教师调课的呈报和日常管理工工作。

5.协助学院(系)领导布置教学方面任务。做好教学项目的管理、检查及评估工作。掌握教

师授课及学生学习等教学方面的情况,及时、准确地呈报有关教学方面的报表,协助处理

有关教学方面执行工作中出现的问题。为学院(系)领导提供有关教学方面的资料和信息。

6.负责做好教师教学工作量的统计以及教学津贴、岗位津贴、业绩津贴及劳务费等的填报和

发放工作;负责组织教育教学改革的立项及其成果的申报工作。

7.负责做好新生入学接待、在校生注册、课程选修、英语四、六级和计算机等统考报名以及

毕业生离校等工作。

8.负责传达、下发、保管有关教学文件、课表、考试安排、校历、调停课通知。

9.指导学生选课,及时传达和下发与学生有关的各种通知。

10.负责建立学生个人档案,及时为学院(系)领导提供学生自然状况和学习情况,每学期

未提交一份学生学习成绩分析报告。

11.负责安排跨单位的监考工作。

12.完成领导交办的工作。

㈢、行政(科研)秘书岗位职责

1.在学院(系)办公室主任的直接领导下,协助学院(系)领导做好行政、科研管理工作。

2.负责办公室一般设备办公用品的购置、领取、使用、登记、保管工作。

3.负责本单位收文的张贴及文件、信函、各种通知、材料等的传递工作。

4.负责办公用品的领取和发放工作。

5.负责报纸、杂志、信件等的领取和管理工作。

6.负责学院(系)召开各种会议会前的各项准备工作。

7.协助办公室主任做好本院(系)教职工的考勤工作。

8.负责文书档案的收集、管理、上交工作;负责学院(系)有关文件的打字、复印工作。

9.负责本院(系)各类信息统计工作,做好各类数据统计上报工作。

10.协助办公室主任做好安全保卫等综合治理工作。

11.协助学院(系)领导制定和修改科研计划等,布置科研方面任务和日常管理工作。

12.协助学院(系)领导做好科研项目的管理、检查及评估工作。及时、准确地呈报有关科

研方面的报表,协助处理有关科研方面执行工作中出现的问题。为学院(系)领导提供

有关科研方面的资料和信息。

13.负责做好全院(系)科研工作量的统计,负责组织科研课题的立项及其成果的组织申报

工作。

14.完成领导交办的工作。

 

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