办公室

2015年03月09日 00:00 浏览:658
办公室主任: 魏磊
主持学院办公室全面工作,负责完成与教师相关的行政管理、科研及研究生教学管理工作。
 
办公室教学秘书: 张智
负责完成本科日常教学管理相关工作。
   
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办公室职责范围及岗位职责
一、职责范围
1.根据学院(系)制定的工作计划,协助学院(系)领导具体做好计划的分解和落实工作。
2.协助制定和修改教学计划、教学大纲、科研计划等,负责教学计划中的调整及任课教师、课程课表、教室调换、教师调课的呈报和日常管理工作。
3.协助学院(系)领导布置教学、科研方面的任务。做好教学、科研项目的管理、检查及评 估工作。随时掌握教师授课及学生学习等教学方面的情况,及时、准确地呈报有关教学科研方面的报表,协助处理教学、科研方面执行工作中出现问题。为学院(系)领导提供教学、科研方面的资料和信息。
4.协助学院(系)领导抓好教职工的考核工作。建立健全院(系)内规章制度和教职工自然情况及业务档案,做好教师教学、科研工作量的统计和教学津贴、岗位津贴、业绩津贴及劳务费等的填报和发放工作;负责工资调整的报表填报;负责组织教育教学改革、科研课题的立项及其成果的申报工作。
5.负责学院(系)务会议、学院(系)领导召开的全院(系)性会议的通知、组织和会议记录工作,并协助督促会议所确定的事项的贯彻落实。及时、准确地向学院(系)有关人员传达学校和院(系)内外其他单位的通知事项及本学院(系)的有关事宜。
6.负责做好各类行政文件、信函、电报、报纸、刊物的收发转送、保管、归档及文件打印等工作,负责领用、保管、发放学院(系)内办公用品。
7.负责掌管并正确使用学院(系)公章,根据学院(系)领导的批示或签字,开介绍信及出具证明、办理用车申请、做好学院(系)内外的接待工作。
8.负责组织校内的爱国卫生、计划生育、生活福利、对外扶贫等社会公益工作。
二、岗位职责
(一)主任岗位职责
1.在院长(系)领导下工作,当好参谋和助手。
2.及时向院(系)领导传送学校和有关部门的各类公文、函件和通知。受领导委托起草有关工作计划、工作总结、信函、规章制度及通知等文稿。列席院(系)务会,做好会议记录。
3.按照办公室的职责范围,主持办公室的日常工作,做好与学院(系)内外各单位的联系、协调工作,注意调查、研究、主动了解学院(系)内各方面情况和问题,并能提出建议供领导决策时参考。
4.协调本院(系)各单位的工作,督促、检查、落实学校及院(系)布置的有关工作决议和决定,完成领导交办的各项工作。
5.负责协调、处理本单位的突发事件、信访工作。
6.负责掌管并正确使用学院(系)公章,根据领导的批示或签字开具介绍信及出具证明、办理用车、用会议室申请。做好学院(系)内外的接待工作,安排接待兄弟单位来院(系)参观访问、合作交流的团组和个人。
7.协调本单位离退休人员的有关工作。
8.负责学院(系)教职工的考勤,建立健全规章制度和教职工自然情况及业务档案。
9.负责学院(系)务会议和院长(系主任)召开的会议的通知、组织和会议记录工作,并协助督促会议所确定的事项的贯彻落实。及时、准确地向学院(系)有关人员传达学校的院(系)内外其他单位的通知事项及本学院(系)的有关事宜。
10.负责领用、保管、发放学院(系)内办公用品。
11.负责组织学院(系)内的爱国卫生、计划生育、生活福利、除雪等活动。
12.加强办公室业务建设,督促检查岗位责任制和考核标准、工作程序的执行情况,提高工作质量和办事效率。
13.完成领导交办的其他工作。
(二)教学秘书岗位职责
1.协助学院(系)分管教学领导做好本学院(系)教学管理工作。
2.负责本院(系)学生的学籍管理工作,完成学籍管理系统的各类材料的输入、统计、上报及系统维护工作。
3.负责学生成绩的统计、上报、存档、查询工作。负责发放、保管课程考试的各类表格、试卷等文档。
4.协助学院(系)领导制定和修改教学计划、教学大纲、实验大纲等,负责教学计划执行中的调整及任课教师、课程课表、教室调换、教师调课的呈报和日常管理工工作。
5.协助学院(系)领导布置教学方面任务。做好教学项目的管理、检查及评估工作。掌握教师授课及学生学习等教学方面的情况,及时、准确地呈报有关教学方面的报表,协助处理有关教学方面执行工作中出现的问题。为学院(系)领导提供有关教学方面的资料和信息。
6.负责做好教师教学工作量的统计以及教学津贴、岗位津贴、业绩津贴及劳务费等的填报工作;负责组织教育教学改革的立项及其成果的申报工作。
7.负责做好大学外语等级考试和计算机统考报名、证书发放,以及毕业生离校证书发放等工作。
8.负责传达、下发、保管有关教学文件、课表、考试安排、校历、调停课通知。
9.指导学生选课,及时传达和下发与学生有关的各种通知。
10.负责建立学生个人档案,及时为学院(系)领导提供学生自然状况和学习情况。
11.负责安排跨单位的监考、协调院内监考工作。
12.完成领导交办的其他工作。
(三)行政(科研)秘书岗位职责
1.在学院(系)办公室主任的直接领导下,协助学院(系)领导做好行政、科研管理工作。
2.负责办公室一般设备办公用品的购置、领取、使用、登记、保管工作。
3.负责本单位收文的张贴及文件、信函、各种通知、材料等的传递工作。
4.负责办公用品的领取和发放工作。
5.负责报纸、杂志、信件等的领取和管理工作。
6.负责学院(系)召开各种会议会前的各项准备工作。
7.协助办公室主任做好本院(系)教职工的考勤工作。
8.负责文书档案的收集、管理、上交工作;负责学院(系)有关文件的打字、复印工作。
9.负责本院(系)各类信息统计工作,做好各类数据统计上报工作。
10.协助办公室主任做好安全保卫等综合治理工作。
11.协助学院(系)领导制定和修改科研计划等,布置科研方面任务和日常管理工作。
12.协助学院(系)领导做好科研项目的管理、检查及评估工作。及时、准确地呈报有关科研方面的报表,协助处理有关科研方面执行工作中出现的问题。为学院(系)领导提供有关科研方面的资料和信息。
13.负责做好全院(系)科研工作量的统计,负责组织科研课题的立项及其成果的组织申报工作。
14.完成领导交办的其他工作。
(四)研究生教学秘书岗位职责
1.协助学院学位评定分委员会做好研究生申请学位的具体工作。
2.督促有关专业导师制订或修订研究生培养方案及个人培养计划。
3.编排研究生教学课程表,安排研究生选课与复习及考试通知等事项。
4.负责研究生所修课程的学分计算、成绩审查与登记和填写研究生成绩表及成绩录入工作。
5.研究生提前毕业或论文答辩前,负责审查研究生个人的课程学习情况,核定研究生所修课程是否符合个人培养计划的要求和是否修满学分。对研究生能否进行论文答辩提出建议,报学院和研究生院。
6.负责研究生学习档案及学习成绩的管理。
7.协助主管院长管理本院研究生的经费,包括导师经费帐目等。
8.按时向研究生院上报有关信息和统计报表。
9.协助主管院长负责研究生论文开题报告及论文答辩的有关组织和协调工作。
10.负责教师的研究生教学工作量的统计与计算工作。
11.完成领导交办的其他工作。